Mit várhatsz el a rendezvényszervezőtől?
Az események és rendezvények az emberi élet szerves részét képezik. Egyszerűen nem tudjuk megkerülni őket, mert társadalmi életünk szinte minden aspektusát érintik.
A születésnapi ünnepségek, társas összejövetelek, eljegyzések és esküvők olyan események, melyeket személyesen ünneplünk. Rendszeresen veszünk részt céges rendezvényeken, sportnapokon, fesztiválokon, kiállításokon, konferenciákon és egyéb kulturális programokon.
Egy rendezvényt megszervezni óriási feladat.
Sokan úgy gondolják, hogy a rendezvényszervező luxusnak számít, de ez hatalmas félreértés.
A jól megválasztott rendezvényszervező leveszi a megrendelő válláról a terheket, ezért amikor eljön a rendezvény napja, az emberpróbáló szervezési folyamat, idegőrlő egyeztetési körök és végigizgult rendezés helyett a megrendelő kipihenten, kizárólag a rendezvényen való részvételre koncentrálva élvezheti az eseményt.
Miért van szükség rendezvényszervezőre?
Röviden megválaszolva a kérdést: azért, mert megkönnyíti az életed.
A jó rendezvényszervezőt onnan ismered meg, hogy mindenben segít és nem hagy megválaszolatlan kérdéseket.
Egy kívülálló szakember leveszi a válladról a szervezés minden nyűgjét és felelősségét: az ideális helyszín megtalálásától kezdve a közreműködők felkutatásán át a velük történő egyeztetésekig, nem is beszélve az esemény lebonyolításáról, amit a legtöbb esetben végigkísér a folyamatos stressz és az aggódás.
Nézzük dióhéjban, hogy mit várhatsz el egy profi rendezvényszervezőtől:
Növekvő produktivitás – a tudásnak és a tapasztalatnak köszönhetően
A házon belüli rendezés legnagyobb hibája, hogy a rendezvényszervezésben tapasztalatlan szervezőknek nem kis erőfeszítésébe és igyekezetébe kerül, hogy megtalálják az igényeknek megfelelő helyszínt és egyéb kellékeket.
Egy profi rendezvényszervező kifogástalan ismeretekkel rendelkezik a megfelelő helyszínekről, beszállítókról és minden egyéb igénybe kívánt venni szolgáltatásról.
Határidők tekintetében verhetetlen előnyre tesz szert, mert tervezett logisztika szerint végzi a munkáját és segít féken tartani a költségvetést, mivel rengeteg lehetőséget képes számbavenni.
Maximálisan az ügyfél igényeire fókuszál, mert ez a munkája. Kizárólag a rábízott rendezvény szervezésével, tökéletes lebonyolításával foglalkozik. Ügyfelei rendelkezésére áll és kiiktatja a stresszfaktort.
Figyelem a részletekre
A részletekre való odafigyelés elengedhetetlen a színvonalas rendezvények lebonyolításához. Egy-egy esemény számos tényezőből tevődik össze, melyekbe beletartoznak kisebb, jelentéktelennek tűnő, de valójában nagyon lényeges elemek, apró, finom megoldások.
Ahhoz, hogy az események harmonikus hatást keltsenek, nagyon fontos a kiemelt figyelem a részletekre.
A jó rendezvényszervező nem elégszik meg a félmegoldásokkal, nem köt fölösleges kompromisszumot. Segít megakadályozni, hogy a megrendelő költséges hibákat kövessen el. Minden eszközt, kelléket, dekorációt magas minőségben prezentál.
Figyel minden apró részletre, szárnyal a kreativitása, irigylésre méltó a türelme és minden terhet levesz az ügyfele válláról. Kreatív ötleteivel segíti a megrendelő elképzeléseit, konkrét tervezéssel dolgozza ki a megfelelő koncepciót és felkészült a váratlan helyzetekre.
Minden felmerülő kérdésre választ talál annak érdekében, hogy a megrendelőt ne érje csalódás.
Kommunikáció – együttműködés
A rendezvényszervező egyik legfontosabb képessége az emberekkel való világos és hatékony kommunikáció képessége.
Folyamatosan tartja a kapcsolatot a megrendelővel, a résztvevőkkel, a vendéglátókkal, a helyszín munkatársaival, az ügynökségekkel, a sajtóval, a meghívott előadókkal, az egészségügyi és biztonsági szakemberekkel és egyéb beszállítókkal.
Különlegesen fontos képessége, hogy időt fordít az ügyfelei kívánságának meghallgatására, a közös nevező megtalálására. Nem zárkózik el és nem utasítja vissza az ügyfelében rejlő kreativitás lehetőségét, hanem ötleteit igyekszik továbbgondolni és fejleszteni a cél érdekében.
Higgadtság és megfontoltság jellemzi, hiszen nem ritkán számos szolgáltató, résztvevő munkáját kell együttesen megtervezni és koordinálni, ami nem kis felelősséggel jár. A kellő higgadtság biztosítja, hogy a felmerülő problémák és fennakadások esetén is minden a legnagyobb rendben menjen, hiszen az esemény résztvevői semmiben sem szenvedjenek hiányt.
Csökkenő költségek – olcsóbb rendezvény
A profi rendezvényszervező állandó, kipróbált partnerekkel dolgozik, akikkel bejáratott munkakapcsolatot ápol.
Ez azt is jelenti, hogy jóval kedvezőbb árakat tud kialkudni, mint ha csak egyetlen projektre szólna az ajánlat. Az eredmény nem csak egy tökéletesebb rendezvény lesz, hanem alacsonyabb költségvetésű is.
A jó rendezvényszervező ismérve az is, hogy a megbízási díja egyértelmű már az első pillanattól. Nem árul zsákbamacskát és nem kell rejtett költségekre számítanod.
Rendezvényszervezőt választani bizalmi dolog. Ezért fontos, hogy tudd, milyen tényezőket érdemes figyelembe venni a hosszútávó, értékes kapcsolat érdekében.
A jó rendezvényszervező az ügyfele vágyát és elképzeléseit valósítja meg olyan maradandó élmények megalkotásával, melyek felejthetetlen élménnyé válnak a vendégek emlékezetében.
További híreink, cikkeink
Asztaldíszek az idei évre
Minden rendezvény dekorációjának fontos része az asztaldísz.
Nincs találat
A keresett oldal nem található. Próbálja meg finomítani a keresést vagy használja a fenti navigációt, hogy megtalálja a bejegyzést.